La gestion comptable est un aspect essentiel de la réussite d’une entreprise. Afin de faciliter cette tâche, plusieurs logiciels de comptabilité sont disponibles sur le marché. Divers facteurs doivent être pris en compte lors de l’achat d’un tel programme pour s’assurer qu’il réponde aux besoins spécifiques de votre structure. Cet article vous aidera à identifier les critères clés pour bien choisir le logiciel de gestion comptable adapté à votre entreprise.
Identification des besoins de votre entreprise
Pour sélectionner un logiciel dédié à la gestion comptable de votre entreprise, il faut commencer par connaître et analyser les exigences propres à votre structure. En répondant à quelques questions, vous pouvez affiner vos choix :
- Quelle est la taille de votre entreprise ?
- Quel est votre secteur d’activité ?
- Avez-vous des opérations internationales nécessitant une prise en charge multidevises ?
- Quel est votre budget alloué à l’acquisition du logiciel ?
Les besoins varient d’une entreprise à l’autre, ce qui peut expliquer les différentes propositions tarifaires et fonctionnelles proposées par les éditeurs de logiciels. Plus votre cahier des charges est précis, plus il sera facile de trouver la solution la mieux adaptée.
Évaluation des fonctionnalités requises
Une fois vos besoins bien identifiés, il est temps de passer en revue les principales fonctionnalités offertes par les logiciels de comptabilité. Voici une liste non exhaustive des points à examiner :
Saisie et traitement des données financières
Le logiciel doit permettre la saisie automatique ou manuelle des flux financiers (entrants et sortants) pour faciliter le suivi de la trésorerie. Il doit aussi être capable d’éditer des documents de synthèse comme un bilan comptable ou un compte de résultat.
Gestion des factures
Cette fonction facilite la création et l’édition de factures, leur suivi avec les dates d’échéance et de règlement, ainsi que l’émission de relances si nécessaire.
Paye et gestion du personnel
Pour les entreprises ayant une équipe salariée, il est intéressant d’avoir un logiciel qui dispose d’un module de paye intégré pour simplifier ces démarches administratives.
TVA et autres obligations fiscales
Le logiciel doit assurer une gestion rigoureuse de la TVA applicable selon votre entreprise et vos opérations commerciales. Il doit également prendre en compte d’autres aspects fiscaux comme les déclarations sociales ou fiscales.
Comparaison des différentes offres
Une fois les critères précédemment évoqués définis, il est temps de comparer les différentes solutions présentes sur le marché et vérifier leur compatibilité avec vos attentes. Plusieurs éléments doivent être analysés :
Mode de déploiement
Les logiciels sont proposés soit sous forme d’installation sur votre propre serveur (mode hébergé), soit en accès à distance via un navigateur web (mode SaaS). Le mode SaaS, ou Software as a Service, présente plusieurs avantages comme l’accès sécurisé depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, des mises à jour automatiques et une maintenance simplifiée.
Service client et accompagnement
Un bon support technique peut s’avérer précieux si vous rencontrez des difficultés lors de l’utilisation du logiciel. Vérifiez la disponibilité du service client, les moyens de contact et les délais pour obtenir une réponse rapide en cas de besoin. La qualité de l’accompagnement varie selon les éditeurs, certains proposent plusieurs niveaux de formation et de personnalisation du logiciel pour aller plus loin dans son utilisation. Ces options peuvent avoir un coût, mais facilitent grandement l’appropriation d’un nouvel outil.
Tarification et coûts cachés
Faites attention aux frais supplémentaires pouvant s’ajouter au coût initial du logiciel. Différents aspects revêtent de l’importance en fonction des offres : durée d’engagement, renouvellement de licence, nombre d’utilisateurs autorisés, modules additionnels payants ou encore assistance technique, etc.
Tester gratuitement le logiciel avant achat
Avant de conclure définitivement votre choix, n’hésitez pas à demander une version d’essai gratuite du logiciel de gestion comptable pour évaluer son ergonomie et son adéquation avec vos besoins. Cette pratique est courante chez les éditeurs et permet très souvent de réaliser un test grandeur nature sans débourser le moindre centime.
L’utilisation d’un logiciel de gestion comptable adapté à votre activité vous facilite considérablement la vie et optimise la gestion quotidienne de votre entreprise. Prendre en compte tous les critères mentionnés dans cet article devrait rendre plus aisé le choix de l’interface la mieux adaptée au contexte spécifique de votre structure.